Cách scan từ máy photocopy sang máy tính hiệu quả nhất 2022

Các công việc văn phòng ngày nay đều yêu cầu đến thao tác in ấn, scan tài liệu. Vậy scan tài liệu là gì? Làm thế nào để scan tài liệu hiệu quả. Hãy cùng Nhất Thiên Tân tìm hiểu cách scan từ máy photocopy sang máy tính qua bài viết dưới đây

Scan là gì ?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên các loại tài liệu, giấy tờ bản cứng thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Khác với photocopy là chuyển văn bản hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan làm ngược lại. Nhằm lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.

Ưu điểm của scan

Với doanh nghiệp lớn, đã hoạt động lâu, thì số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều. Lúc này việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng trở nên khó khăn hơn. 

Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ tài liệu bị hỏng, thất thoát. Ngoài ra còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu.

Sử dụng scan trong trường hợp nào là hiệu quả nhất

Scan có nhiều ưu điểm và đang được sử dụng khá phổ biến trong văn phòng ngày nay. Một số trường hợp sử dụng scan hiệu quả nhất mà bạn nên biết là:

Lưu trữ tài liệu quan trọng

Sao lưu và bảo quản những tài liệu quan trọng cẩn thận. Dễ dàng tìm kiếm khi cần hay phòng trừ trường hợp bị lạc mất tài liệu. Lúc này, scan tài liệu trở thành hoạt động không thể thiếu

Dùng máy scan để số hóa tài liệu, giấy tờ sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Giảm thiểu nguy cơ lạc mất thông tin quan trọng và còn tiết kiệm chi phí in ấn cho doanh nghiệp.

Bảo mật thông tin tuyệt đối

Thông qua hoạt động scan tiến hành lưu trữ thông tin ở dạng số. Cài đặt mã bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu định dạng PDF với chữ ký số hoặc mật khẩu, đảm bảo sự bảo mật cao nhất.

Tìm kiếm tài liệu thuận tiện, nhanh chóng

Scan các tài liệu từ bản mềm sang các file trong máy điện tử giúp cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. 

Đồng thời nhiều dòng máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu bằng cách gửi email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng tử cả bên thứ ba. Giúp người dùng có thể truy cập thông tin từ xa, mọi lúc, mọi nơi dễ dàng.

 Nâng cao hiệu suất làm việc

Tiết kiệm thời gian tìm tài liệu so với phương pháp in ấn lưu trữ truyền thống. Cho nhân viên có thêm thời gian xử lý những công việc khác.

Xem thêm:

Địa chỉ thuê máy photocopy giá rẻ tại Đà Nẵng uy tín

Mua máy photocopy giá tốt tại Đà Nẵng ở đâu tốt nhất

Những tính năng scan trên máy photocopy

Hiện nay hầu hết các máy photocopy hiện đại đều có tích hợp tính năng scan. Đặc biệt là các dòng máy photocopy mini. Trong đó tính năng Scan được chia thành các chức năng nhỏ khác như:

Scan tài liệu

Đây là thao tác được sử dụng thường xuyên nhất tại văn phòng. Dưới đây là cách scan từ máy photocopy sang máy tính đối với tài liệu cơ bản:

• Bước 1: Đặt tài liệu cần scan vào máy photocopy
  • Kết nối máy scan với máy tính, úp bề mặt của tài liệu cần quét xướng dưới, áp sát vào mặt kính 
  • Đặt tài liệu ngay ngắn theo đúng vị trí được đánh dấu sẵn trên máy

• Bước 2: Điều chỉnh cài đặt trên màn hình
  • Trên màn hình: bấm nút Start -> All Program -> Accessories -> chọn Scanner and Camera Wizard 
  • Khi hộp thoại Scanner and Camera Wizard xuất hiện -> chọn Next 
  • Tại Tab Choose Scanning Preferences tùy chỉnh chọn Picture Type -> chọn Next
  • Trong hộp thoại Picture Name and Destination, nhập tên để đặt tên file. Chọn định dạng file JPG hoặc PDF. Sau đó chọn nơi muốn lưu file, chọn Next
  • Khi hoàn tất quá trình cài đặt, nhấn nút scan trên máy để bắt đầu scan tài liệu

• Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
  • Trên cửa sổ Completing the Scanner and Camera Wizard, click vào liên kết hiển thị để quan sát tài liệu đã được scan.
  • Nếu muốn điều chỉnh hoặc thiết lập lại scan, bạn click vào Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences. Điều chỉnh theo nhu cầu với tài liệu được scan.
• Bước 4: Chọn “OK” để lưu lệnh điều chỉnh cài đặt. Chọn nút “Finish” để kết thúc thao tác scan

Scan hai mặt

Tương tự như cách scan từ máy photocopy sang máy tính với tài liệu thường.  Tuy nhiên ở bước 2 bạn chọn lệnh “Tablet” hoặc lệnh “Original Feed Type” và bấm “2 Sided Original” để scan hai mặt.

Scan màu

Nếu muốn scan màu trên máy photo, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như scan tài liệu thường. Với cách scan từ máy photocopy sang máy tính này bạn điều chỉnh bằng lệnh Full Color / Text Photo để scan màu. Các thao tác còn lại tương tự như khi scan tài liệu thường.

Các bước scan từ máy photocopy sang máy tính đơn giản

Hôm nay Nhất Thiên Tân sẽ hướng dẫn các bạn cách scan từ máy photo Ricoh sang máy vi tính làm ví dụ

Bước 1: Bạn đặt tài liệu ngay ngắn đúng khay trên màn hình máy photocopy. Sau đó bấm phím “Scanner“ trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy photocopy.

Bước 2: Tiếp tục bấm chọn “Store File”, rồi bấm chọn “Store Only” để đặt lệnh chỉ Scan bản gốc mà bạn vừa đặt trên khay.

Bước 3: Để cho dễ nhớ và thuận tiện hơn khi cần sử dụng các thông tin trong file scan thì bạn nên đổi tên File.  Hoặc nếu bạn muốn scan thêm tài liệu để gửi đi mà không cần có bản gốc.

Sau khi đổi tên File, tiếp tục nhấn “OK” để máy photocopy xác nhận lệnh vừa rồi. Đây là bước cực quan trọng trong cách scan từ máy photocopy sang máy tính

Bước 4: Chọn chế độ Scan, nhấn vào nút “Scan Setting” để thay đổi các cài đặt đúng với ý muốn của mình. Cách scan từ máy photocopy sang máy tính cụ thể như sau:

• Để Scan màu chọn “Full Color/ Text photo”
• Scan đen trắng thì chọn “Black & White text” . Thông thường, máy photocopy Ricoh để mặc định chế độ trắng đen. Nên nếu bạn chỉ scan tài liệu với hai màu đen trắng thì không cần cài đặt lại.
• Chọn “Original Feed Type”, bấm “1 Sided Original”: để Scan 1 mặt.
• Chọn “Original Feed Type”, bấm “2 Sided Original”: để Scan 2 mặt.
• Chọn cách sắp xếp file Scan, bấm “Send File Type / Name”.
• Để Scan mỗi trang thành 1 file, chọn “Single Page”
• Để Scan nhiều trang vào 1 file, chọn “Multi Page” 

Bước 5: Nhấn “OK” để xác nhận lệnh của máy photocopy.

Bước 6: Sau khi chọn “OK”, cuối cùng nhấn “Start” và chờ kết quả cho ra file Scan như mong muốn của bạn.

Những lưu ý khi scan từ máy photocopy sang máy tính

Một số lưu ý mà bạn cần phải nắm khi scan từ máy photocopy sang máy tính:

• Trước khi Scan hãy bấm nút Preview, quét chọn vùng scan rồi bấm nút Scan. Khi đó đèn quét của máy sẽ đi qua tất cả các vùng mà tài liệu đang chiếm trên mặt quét. Hạn chế đặt cùng lúc nhiều tài liệu trên mặt quét để tiết kiệm thời gian scan.
• Khi thực hiện scan sẽ sử dụng dung lượng bộ nhớ của ổ đĩa C. Và nó sẽ trở nên cạn dần, phần dung lượng này sẽ được khôi phục khi bạn lưu file hay tắt các chương trình scan. Nên dọn dẹp hoặc chuẩn bị bộ nhớ ổ C trống ít nhất 3GB.
•  chỉ cần để độ phân giải 200 dpi không cần thiết lập cao hơn làm tăng kích thước file. Chọn chế độ scan màu (color) thay cho chế độ đơn sắc (Grayscale hoặc Black and White) để giữ nguyên hình ảnh thực của tài liệu.

Hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về cách scan từ máy photocopy sang máy tính hiệu quả trong công việc