Một số mẹo cần biết khi thuê máy photocopy để sử dụng hiệu quả, lâu bền

Việc thuê máy photocopy chính hãng, giá tốt để sử dụng trong công việc văn phòng thực sự rất cần thiết và tiết kiệm. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng không thể không gặp một số lỗi nhỏ khiến công việc bị gián đoạn. Sau đây là một số mẹo giúp bạn dễ dàng khắc phục những sự cố trên một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Giữ giấy photocopy không bị ẩm

Giấy in bị ẩm sẽ khiến giấy giảm độ cứng, dễ bị nhàu nát và gây kẹt giấy trong quá trình photocopy. Chất lượng giấy kém đồng thời cũng sẽ kéo theo chất lượng in bị giảm sút, chính vì vậy nên giữ giấy in ở nơi thoáng mát, khô ráo, tốt nhất nên để trong hộp kín khi ít sử dụng, đặt ở nơi khô thoáng để giữ giấy đạt chất lượng tốt nhất.

Kiểm tra giấy mỗi tuần

Giấy chưa sử dụng hết, còn lại trong máy sau khi trải qua những ngày nghỉ cuối tuần hay ngày lễ thường sẽ có dấu hiệu bị ẩm. Chính vì vậy, đầu tuần làm việc bạn nên kiểm tra chất lượng giấy còn trong máy, nếu còn dùng được thì nên dùng hết số lượng giấy đó rồi mới cho thêm giấy mới vào. Nếu có dấu hiệu bị ẩm cần thay giấy in ngay lập tức để tránh bị kẹt giấy, mất thời gian cũng như gián đoạn công việc.

Cẩn thận khi cho giấy vào máy photocopy

Khi nạp giấy vào máy, bạn nên chú ý không làm giấy bị bẻ cong hay xé cạnh giấy. Các xấp giấy bị nhăn nheo, ẩm mốc cần phải loại bỏ ngay, không được sử dụng nữa. Khi in tài liệu với số lượng lớn, cần nhiều giấy in thì nên kiểm tra xem số lượng giấy trong máy đã đủ hay chưa, tránh việc photocopy bị dừng giữa chừng.

Xử lý khi bị kẹt giấy

Nên kiểm tra xem nguyên nhân do đâu để xử lý kịp thời, tránh việc chỉ lấy giấy ra rồi bỏ vào lại chỉ giải quyết được tạm thời, sau đó hiện tượng kẹt giấy sẽ lặp đi lặp lại liên tục trong nhiều lần sau khi chưa đưuọc xử lý dứt điểm nguyên nhân.

Lấy bớt giấy trong khay chứa

Khi không còn nhu cầu sử dụng, nên lấy bớt giấy ra khỏi máy bởi số lượng giấy nhiều có thể làm hỏng khay giấy.

>>> TẤT TẦN TẬT NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT TRƯỚC KHI THUÊ MÁY PHOTOCOPY TẠI ĐÀ NẴNG

Sử dụng chất lượng giấy tốt, có nguồn gốc rõ ràng

Để tiết kiệm chi phí, nhiều đơn vị đã chọn mua giấy có chất lượng kém để sử dụng. Tuy nhiên nếu xét về lâu dài, sử dụng giấy kém chất lượng ngoài việc gây ảnh hưởng đến công việc mà còn khiến máy dễ gặp các lỗi không đáng có.

Đặt mua nhiều hộp mực cùng một lúc

Khi sử dụng máy, việc hết mực giữa chừng rất dễ xảy ra. Vì vậy trang bị nhiều hộp mực dự trữ để dùng dần quả thực rất cần thiết. Không những vậy, mua mực 1 lần sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển và an tâm làm việc mà không sợ bị gián đoạn công việc giữa chừng. Bạn nên sử dụng mực in chính hãng dành cho từng loại máy photocopy để máy hoạt động hiệu quả nhất.

Đặt máy ở chế độ tiết kiệm điện khi không sử dụng thường xuyên

Việc này không chỉ giúp cho máy tiêu hao ít điện năng, giảm chi phí mà còn giúp máy được nghỉ ngơi, tránh làm việc quá tải.

Loại bỏ giấy vụn khi tháo kẹp giấy

Khi tháo kẹp giấy khỏi các tài liệu cần photo sẽ sản sinh ra các vụn giấy nhỏ, bạn cần loại bỏ hết các vụn giấy này đi để đảm bảo khi photo, các bản sao không bị dính nhiều vệt đen.

>>> MỘT SỐ SAI LẦM HẦU NHƯ AI CŨNG MẮC PHẢI KHI THUÊ MÁY PHOTOCOPY

Điều chỉnh hợp lý các tùy chỉnh của máy

Khi bắt đầu sử dụng máy, điều chỉnh các thông số sao cho hợp lý, phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình để tránh gây lãng phí giấy cũng như mực in.

Hi vọng bài viết vừa rồi sẽ giúp bạn xử lý được các lỗi nhỏ khi thuê máy photocopy cũng như sử dụng máy hiệu quả. Nếu có nhu cầu thuê máy photocopy, bạn có thể liên hệ Nhất Thiên Tân theo địa chỉ sau đây để nhận được tư vấn, báo giá nhanh và chính xác nhất:

Công ty TNHH TM & DV Nhất Thiên Tân

Hotline: 02363.82.99.79 – 0905.17.36.17

E-mail: hoangph@nhatthientan.com

CS1: 18 Trần Quang Diệu, Đà Nẵng

CS2: 236 Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng