Hướng dẫn scan máy ricoh - Quy trình scan tài liệu chi tiết

Scan là một trong những tính năng quan trọng trên các dòng máy in đa chức năng Ricoh. Với khả năng chụp và chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng điện tử, việc sử dụng chức năng scan không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính linh hoạt trong công việc văn phòng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn scan máy Ricoh cực kỳ chi tiết cho mọi người tham khảo.

Những lưu ý trước khi scan máy Ricoh

Scan hiện đã không còn quá xa lạ với dân văn phòng hay những người thường xuyên làm việc, tiếp xúc với máy photocopy. Tuy nhiên, trước khi tham khảo hướng dẫn Scan máy Ricoh, mọi người cần bỏ túi ngay những lưu ý sau:

Kiểm tra thiết bị

Trước khi Scan, hãy kiểm tra xem máy photocopy Ricoh có hoạt động bình thường hay không. Bạn phải đảm bảo rằng màn hình hiển thị và các phím điều khiển hoạt động đúng, và không có thông báo lỗi hoặc cảnh báo nào xuất hiện. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề gì, hãy thông báo cho người quản lý hoặc bộ phận kỹ thuật của bạn để được hỗ trợ.

Kiểm tra thiết bị

Chuẩn bị tài liệu cần scan

Để thuận tiện cho quá trình Scan, mọi người hãy chuẩn bị, sắp xếp và bỏ đi những phần không cần thiết trong tài liệu. Hãy loại bỏ các trang bìa, hay trang trắng và chỉ Scan những tài liệu cần thiết không tiết kiệm thời gian, công sức cũng như nguồn nhiên liệu hoạt động của máy. Đồng thời, mọi người cũng nên sắp xếp tài liệu theo đúng thứ tự để thuận cho cho quá trình Scan và lưu trữ sau này. Tiếp theo, mọi người chỉ cần tuân theo hướng dẫn Scan máy Ricoh để thực hiện theo là được.

Kiểm tra kết nối mạng

Theo hướng dẫn Scan máy Ricoh, quá trình này cũng cần đến sự kết nối ổn định của Internet để đảm bảo máy Ricoh được kết nối đúng và có thể truy cập vào các máy tính hoặc thiết bị mạng khác. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể gửi tài liệu scan đến đúng nơi và không gặp vấn đề trong quá trình truyền dữ liệu.

Kiểm tra kết nối mạng

Quy trình, hướng dẫn scan tài liệu bằng máy Ricoh

Chức năng Scan ngày càng phổ biến và thông dụng trong đời sống hiện nay. Tuy nhiên, việc này có lẽ khá đơn giản với những ai đã sử dụng thành thạo và quen thuộc với công việc in ấn hằng ngày. Ngược lại, đối với những ai chưa thành thạo sẽ thường loay hoay, không biết nên làm như thế nào. Do đó, hãy cùng tham khảo các bước hướng dẫn Scan Ricoh ngay sau đây:

Quy trình, hướng dẫn scan tài liệu bằng máy Ricoh

Bước 1: Chọn văn bản cần Scan và nạp bản gốc vào máy bằng cách gắn đúng trên khay màn hình máy Photocopy Ricoh rồi nhấn chọn phím “Scanner” trên màn hình cảm ứng của máy.

Bước 2: Để đặt lệnh chỉ Scan bản gốc mà bạn vừa đặt trên khay, mọi người có thể chọn “Store File” > nhấn “Store Only”.

Bước 3: Đến đây, bạn nên đổi tên file cho dễ nhớ đồng thời sẽ thuận tiện hơn trong quá trình lọc tìm lại lịch sử khi cần sử dụng lại file dữ liệu đó hoặc khi bạn muốn scan tài liệu để gửi đi mà không cần bản gốc. Sau khi đổi tên file, đừng quên nhất “OK” để lưu các thay đổi.

Bước 4: Chọn vào chế độ Scan bằng cách nhấn nút “”Scan Setting” để thay đổi các cài đặt, cụ thể:

Chọn “Full Color/ Text photo”: để Scan màu.
Chọn “Black & White text”: để Scan đen trắng. (Chế độ mặc định của máy)
Chọn “Original Feed Type” và bấm “1 Sided Original”: để Scan 1 mặt.
Chọn “Original Feed Type” và bấm “2 Sided Original”: để Scan 2 mặt.
Bấm “Send File Type / Name”: chọn cách sắp xếp file Scan.
Chọn “Single Page”: để Scan mỗi trang thành 1 file.
Chọn “Multi Page”: để Scan nhiều trang vào 1 file.

Bước 5: Sau khi thao tác xong đừng quên nhấn “OK” để xác nhện lệnh cho máy photocopy rồi nhấn “Start” để máy bắt đầu làm việc, cho ra file Scan như mong muốn của bạn.

Xem thêm: Lệnh in cơ bản trên Window

Một số sự cố thường gặp khi scan tài liệu với máy ricoh

Những chiếc máy photocopy Ricoh hiện đang được sử dụng phổ biến tại các văn phòng, tiệm photocopy để phục vụ các tác vụ Scan, in ấn tài liệu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, máy móc sẽ xảy ra sự cố khiến người dùng bối rối, lo lắng. Do đó, sau khi hướng dẫn Scan máy Ricoh, chúng tôi sẽ giúp bạn nhận biết một vài sự cố thường xuyên xảy ra khi sử dụng máy Ricoh để Scan tài liệu.

Thiết bị không nhận được tài liệu

Trong quá trình Scan nếu thiết bị không nhận được tài liệu sẽ không thể thực hiện tiến trình. Do đó, trong trường hợp này, điều bạn cần làm chính là:

Thiết bị không nhận được tài liệu

Đảm bảo rằng tài liệu đã được đặt đúng vị trí trên máy quét và nắp máy quét đã được đóng chắc.
Kiểm tra xem có bất kỳ cảnh báo hoặc thông báo lỗi nào xuất hiện trên màn hình máy Ricoh. Nếu có, hãy làm theo hướng dẫn để khắc phục.
Kiểm tra lại kết nối cáp giữa máy quét và máy in Ricoh. Đảm bảo rằng các cáp kết nối được cắm chặt và không bị hỏng.

Tài liệu scan bị lỗi hoặc không đúng định dạng

Khi sử dụng máy photocopy Ricoh hoặc bất kỳ dòng máy nào khác, nếu file tài liệu của bạn bị lỗi hoặc không đúng định dạng thì quá trình Scan sẽ không được thực hiện. Bạn có thể thực hiện các bước sau để khắc phục:

Tài liệu scan bị lỗi hoặc không đúng định dạng

Kiểm tra lại các thiết lập scan trên máy Ricoh. Đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng định dạng file đầu ra, độ phân giải và tùy chọn khác phù hợp với yêu cầu của bạn.
Nếu tài liệu scan có vấn đề về chất lượng hình ảnh, hãy kiểm tra xem có bất kỳ lỗi nào trên tài liệu gốc, chẳng hạn như vết bẩn, gấp, hay mờ. Nếu cần thiết, hãy sửa chữa tài liệu gốc trước khi scan lại.

Mất kết nối mạng trong quá trình scan

Việc mất kết nối mạng trong quá trình Scan là lỗi không may mà nhiều người thường gặp phải. Dưới đây là những hướng dẫn Scan máy Ricoh để khắc phục lỗi này.

Mất kết nối mạng trong quá trình scan

Kiểm tra lại kết nối mạng trên máy Ricoh và đảm bảo rằng nó đang hoạt động đúng.
Kiểm tra kết nối mạng của các thiết bị khác trong hệ thống để đảm bảo rằng không có vấn đề về mạng gây mất kết nối.
Nếu mất kết nối mạng xảy ra thường xuyên, hãy liên hệ với bộ phận kỹ thuật hoặc người quản lý của bạn để kiểm tra và khắc phục vấn đề.

Trên đây là toàn bộ bài viết hướng dẫn Scan máy Ricoh cực kỳ hữu ích cho nhân viên văn phòng cũng như những người thường xuyên làm việc với máy photocopy. Đặc biệt, Scan tài liệu là một trong những kiến thức tin học hữu dụng trong đời sống hiện nay. Hy vọng, thông qua bài viết này, mọi người có thể biết cách ứng dụng hướng dẫn Scan máy Ricoh vào công việc của mình.

Ngoài ra, nếu bạn là cá nhân/tổ chức đang có nhu cầu tìm kiếm địa chỉ thuê máy photocopy tại Đà Nẵng thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi. Nhất Thiên Tân hiện đang là đơn vị uy tín, có tiếng trong lĩnh vực cho thuê, bán máy photocopy tại Đà Nẵng với mức giá phải chăng, sản phẩm chất lượng.

Đến với đơn vị chúng tôi, quý khách sẽ được tư vấn kỹ càng về các thông tin cơ bản của máy, công suất máy photocopy để có thể lựa chọn được dòng máy phù hợp với nhu cầu cá nhân, doanh nghiệp. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn đang hạn chế về vốn kinh doanh thì việc thuê máy photocopy giá rẻ là phương án cực kỳ hữu ích và nhanh chóng nhất để có thể vận hành và phục vụ cho công việc.

Thông tin liên hệ: